THÔNG TIN PHỔ BIẾN GIÁO DỤC PHÁP LUẬT

Luật Lưu trữ là hành lang pháp lý quan trọng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ của Chính phủ, các bộ, ngành và địa phương gồm: thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử; quản lý tài liệu lưu trữ tư; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. 

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH LUẬT 

1. Cơ sở chính trị

- Văn kiện Đại hội XIII của Đảng đã xác định: “Hệ thống pháp luật phải thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ, mô hình kinh tế mới” và “Phấn đấu đến năm 2030, hoàn thành xây dựng Chính phủ số; đứng trong nhóm 50 quốc gia hàng đầu thế giới và xếp thứ ba trong khu vực ASEAN về Chính phủ điện tử, kinh tế số” (khoản 1 Mục II và khoản 1 Mục IV Chiến lược phát triển kinh tế xã hội 10 năm 2021-2030).

- Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư: “Tận dụng có hiệu quả các cơ hội do cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đem lại để thúc đẩy quá trình đổi mới mô hình tăng trưởng, cơ cấu lại nền kinh tế gắn với thực hiện các đột phá chiến lược và hiện đại hoá đất nước; phát triển mạnh mẽ kinh tế số; phát triển nhanh và bền vững dựa trên khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và nhân lực chất lượng cao; nâng cao chất lượng cuộc sống, phúc lợi của người dân; bảo đảm vững chắc quốc phòng, an ninh, bảo vệ môi trường sinh thái” (khoản 2 Mục II).

- Nghị quyết số 33-NQ/TW ngày 09/6/2014 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI về xây dựng và phát triển văn hóa, con người Việt Nam đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững đất nước.

- Kết luận số 76-KL/TW ngày 04/6/2020 của Bộ Chính trị về việc tiếp tục thực hiện Nghị quyết số 33-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XI về xây dựng và phát triển văn hoá, con người Việt Nam đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững đất nước.

2. Cơ sở pháp lý

- Nghị quyết số 50/2022/QH15 ngày 13/6/2022 của Quốc hội về Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2023, điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2022.

- Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

- Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025.

- Nghị quyết số 04/NQ-CP ngày 10/01/2022 của Chính phủ về đẩy mạnh phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước.

- Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030, trong đó tại điểm b khoản 1 mục IV đã xác định một trong các nhiệm vụ trọng tâm quốc gia là: “Nghiên cứu, đề xuất sửa đổi Luật Lưu trữ để có quy định về lưu trữ điện tử, tạo điều kiện pháp lý cho việc thực hiện chuyển đổi số hoàn toàn trong hoạt động và quy trình làm việc của các cơ quan, tổ chức nhà nước”.

3. Cơ sở thực tiễn

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (sau đây là Luật Lưu trữ năm 2011) và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo hành lang pháp lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ của Chính phủ, các bộ, ngành và địa phương; hệ thống tổ chức lưu trữ lịch sử các cấp, lưu trữ cơ quan và người làm lưu trữ từng bước được kiện toàn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; cơ sở vật chất và kinh phí dành cho công tác lưu trữ được quan tâm đầu tư; tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ lịch sử ở địa phương và Lưu trữ cơ quan cơ bản được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên, sau hơn 10 năm thực hiện, bên cạnh những kết quả đạt được, Luật Lưu trữ năm 2011 đã bộc lộ những bất cập, hạn chế, một số quy định không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là với các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (trong đó có lĩnh vực lưu trữ) để tăng cường hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, cụ thể là:

Thứ nhất, sau khi có Luật Lưu trữ năm 2011, Đảng đã có nhiều chủ trương, chính sách mới về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững, toàn diện và hội nhập quốc tế; đồng thời, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều chương trình, đề án, chiến lược thực hiện chủ trương này của Đảng, trong đó có lĩnh vực lưu trữ. Trong quá trình triển khai thực hiện có những vấn đề đã được thực tiễn kiểm nghiệm, khẳng định tính hiệu quả cần được tổng hợp, khái quát và luật hóa, tạo cơ sở pháp lý thuận lợi cho việc xây dựng nền lưu trữ hiện đại, góp phần bảo đảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ.

Thứ hai, nhiều vấn đề của thực tiễn chưa được Luật Lưu trữ năm 2011 quy định hoặc đã được quy định nhưng chưa cụ thể, gây khó khăn trong quá trình thực hiện. Đó là:

- Vấn đề về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bao gồm: (1) Quản lý tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; (2) Thẩm quyền quản lý tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao; (3) Quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã. 

- Vấn đề về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính, hội nhập quốc tế, phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, bao gồm: (1) Các khái niệm cơ bản; (2) Giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số; (3) Kho lưu trữ số; (4) Hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ số và tài liệu lưu trữ điện tử khác.

- Vấn đề về hoạt động lưu trữ tư, bao gồm: (1) Quản lý tài liệu lưu trữ tư; (2) Trách nhiệm của Nhà nước và quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; (3) Tổ chức lưu trữ tư.

- Vấn đề về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, bao gồm: (1) Quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ và đối tượng kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ; (2) Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ; (3) Thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi và đối tượng được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; (4) Lệ phí cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Như vậy, việc xây dựng Luật Lưu trữ năm 2024 là cần thiết nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về lưu trữ, đổi mới hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, khắc phục những bất cập, hạn chế trong thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay, đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững, toàn diện và hội nhập quốc tế.

II. MỤC TIÊU, QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG

1. Mục tiêu

Luật Lưu trữ năm 2024 được xây dựng nhằm thể chế hóa chủ trương của Đảng tại Đại hội lần thứ XIII về việc hệ thống pháp luật phải thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ nhằm khơi dậy khát vọng đất nước phồn vinh, hạnh phúc, phát huy giá trị văn hóa, sức mạnh con người Việt Nam trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam, hội nhập quốc tế.

2. Quan điểm

- Thể chế hóa các chủ trương của Đảng về lĩnh vực lưu trữ. 

- Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật hiện hành.

- Bảo đảm nguyên tắc Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ.

- Kế thừa các quy định còn phù hợp, bổ sung quy định mới để khắc phục những bất cập, hạn chế của Luật Lưu trữ năm 2011.

III. BỐ CỤC CỦA LUẬT

Luật Lưu trữ năm 2024 gồm 08 chương, 65 điều, tăng 01 chương, 23 điều so với Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:

- Chương I. Những quy định chung, gồm 08 điều (từ Điều 1 đến Điều 08) quy định về: Phạm vi điều chỉnh; giải thích từ ngữ; áp dụng Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan; nguyên tắc lưu trữ; chính sách của Nhà nước về lưu trữ; ngày Lưu trữ Việt Nam; giá trị của tài liệu lưu trữ; các hành vi bị nghiêm cấm.

- Chương II. Quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, gồm 05 điều (từ Điều 9 đến Điều 13) quy định về: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại.

- Chương III. Nghiệp vụ lưu trữ, gồm 03 mục, 24 điều (từ Điều 14 đến Điều 37)

+ Mục 1quy định về: Xác định giá trị tài liệu; thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu; hủy tài liệu lưu trữ; thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ; cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước; quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ chuyên dụng; lưu trữ dự phòng; hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ.

+ Mục 2 quy định về: Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác; tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số; nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác

+ Mục 3 quy định về: Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử; tài liệu lưu trữ điện tử; tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số; bản số hóa tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ số; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.

- Chương IV. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, gồm 02 mục, 9 điều (từ Điều 38 đến Điều 46) 

+ Mục 1 quy định về: Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

+ Mục 2 quy định về: Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị; hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ; triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ và biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ; lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục; các hình thức khác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Chương V. Lưu trữ tư, gồm 06 điều (từ Điều 47 đến Điều 52) quy định về: Quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

- Chương VI. Hoạt động dịch vụ lưu trữ, gồm 04 điều (từ Điều 53 đến Điều 56) quy định về: Các hoạt động dịch vụ lưu trữ; phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

- Chương VII. Quản lý nhà nước về lưu trữ, gồm 06 điều (từ Điều 57 đến Điều 62) quy định về: Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân; kinh phí bảo đảm lưu trữ; người làm lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ.

- Chương VIII. Điều khoản thi hành, gồm 03 điều (từ Điều 63 đến Điều 65) quy định về: Sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật có liên quan; hiệu lực thi hành; quy định chuyển tiếp.

IV. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LUẬT LƯU TRỮ NĂM 2024

Trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 được xây dựng tập trung làm rõ 04 chính sách lớn gồm: (1) Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; (2) Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử; (3) Quản lý tài liệu lưu trữ tư; (4) Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. Các chính sách trên được quy định thống nhất, xuyên suốt trong toàn bộ Luật Lưu trữ năm 2024 và thể hiện cụ thể ở 06 nội dung trọng tâm sau:

1. Về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1.1. Thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để bảo đảm Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ tư. Cụ thể như sau:

- Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quy định cụ thể thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

- Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu lưu trữ khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước, bao gồm:

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp Bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến và chế độ xã hội khác tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước.

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và cơ quan, tổ chức, cá nhân không quy định tại các điểm a, c và d khoản 2 Điều 9.

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

- Tài liệu lưu trữ tư bao gồm:

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng;

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều 9.

+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước.

1.2. Quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung các quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo hướng phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; giữa cơ quan lưu trữ của Nhà nước ở trung ương và ở địa phương; phân cấp thẩm quyền quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao, cụ thể:

Thứ nhất, cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

Thứ hai, Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bao gồm: Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao; tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao.

Thứ ba, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao.

Thứ tư, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Thứ năm, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.

Thứ sáu, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).

Các quy định nêu trên nhằm tạo hành lang pháp lý thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; phân cấp và phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan quản lý, giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; phân công các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao có trách nhiệm quản lý khối tài liệu lưu trữ đặc thù (liên quan đến quốc phòng, an ninh, đối ngoại quốc gia).

2. Về nghiệp vụ lưu trữ

2.1. Quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2024 có một số quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ, cụ thể:

- Về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu: 

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp trên và được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

Luật Lưu trữ năm 2024 giao Bộ trưởng các bộ, cơ quan ngang Bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ; giao người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý để phù hợp với tính chất của từng ngành, lĩnh vực. Đây là quy định mới trong việc phân quyền quản lý công tác lưu trữ cho các bộ, ngành, bởi tài liệu lưu trữ của mỗi ngành, lĩnh vực có nội dung và tính chất khác nhau và người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người nắm rõ về giá trị tài liệu của ngành, lĩnh vực mình phụ trách đối với hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Tuy nhiên, để bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, trước khi ban hành quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu, các các bộ, ngành phải lấy ý kiến Bộ Nội vụ.

- Về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Luật Lưu trữ năm 2024 quy định thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành trừ trường hợp hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật (khoản 3 Điều 17). Việc rút ngắn thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tạo điều kiện cho người dân tiếp cận tài liệu lưu trữ sớm hơn, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; hạn chế tình trạng mất, hỏng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và giúp bảo quản tài liệu lưu trữ tốt hơn. Đối với các tài liệu cần sử dụng thường xuyên do đặc thù hoạt động của cơ quan, đơn vị, Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung quy định tài liệu lưu trữ của ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao do các Bộ trực tiếp quản lý (khoản 3 Điều 10) và trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành (khoản 3 Điều 17). 

- Đối với hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước (khoản 6 Điều 17). Như vậy, hồ sơ, tài liệu chứa bí mật Nhà nước được bảo quản an toàn tại các cơ quan, tổ chức cho đến khi được giải mật; tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức chủ động thống kê, giải mật tài liệu. Quy định này góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử.

- Về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Luật Lưu trữ năm 2024 quy định tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải nộp vào lưu trữ lịch sử. Quy định này xuất phát từ thực tế khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất dành cho công tác lưu trữ tại cấp xã rất hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị mất, hư hỏng. Như vậy, quy định Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp xã vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh (điểm đ khoản 2 Điều 18) nhằm bảo đảm quản lý, bảo quản và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ (tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử vẫn được khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật, do đó vẫn bảo đảm nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của người dân và đáp ứng yêu cầu quản lý của chính quyền cơ sở).

2.2. Quy định về lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số

Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung nhiều quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như: Khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (khoản 3 Điều 7); quy định tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số; bản số hóa tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ số; các hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.

Các quy định nêu trên nhằm thể chế hóa Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; đẩy mạnh chuyển đổi số hoạt động lưu trữ, đáp ứng yêu cầu xây dựng Lưu trữ số, Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số; đồng thời để bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ, phù hợp với quy định trong các luật chuyên ngành về công nghệ thông tin, giao dịch điện tử, an ninh mạng, tiếp cận thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và đặt ra những quy định tiêu chuẩn kỹ thuật của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và Kho lưu trữ số để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ số, đáp ứng yêu cầu kết nối và chia sẻ dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

3. Về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

3.1. Về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 về tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, tên gọi “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” (Điều 26 Luật Lưu trữ 2011) dẫn đến một số vướng mắc như nội hàm của từ “quý, hiếm” không bao quát được ý nghĩa về nội dung, giá trị thông tin, giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ là những thông tin có giá trị đặc biệt, phục vụ yêu cầu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cần được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản vĩnh viễn; khó phân định, không rõ khi nào là tài liệu lưu trữ quý, khi nào là tài liệu lưu trữ hiếm; trùng lắp một phần với khái niệm “bảo vật quốc gia” theo quy định của Luật Di sản văn hóa năm 2001. Do đó, Luật Lưu trữ năm 2024 đã thay đổi tên gọi “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” thành “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”. 

Đồng thời, trên cơ sở kế thừa một số quy định về tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định các tiêu chí về nội dung và tiêu chí về hình thức để xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, bảo đảm tính toàn diện, phù hợp với tính chất của tài liệu lưu trữ. Theo đó, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng một trong các tiêu chí về nội dung quy định tại khoản 2 Điều 38 và một trong các tiêu chí về hình thức, xuất xứ quy định tại khoản 3 Điều 38. Cụ thể:

- Tiêu chí về nội dung bao gồm:

+ Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực.

+ Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia.

+ Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực.

+ Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu.

+ Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới.

- Tiêu chí về hình thức, xuất xứ bao gồm:

+ Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật.

+ Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử.

+ Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.

Mặt khác, Luật Lưu trữ năm 2024 cũng quy định trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhằm khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

3.2. Về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định rõ vai trò, tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ, bám sát đường lối chủ trương của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước thông qua các văn kiện của Đảng như Nghị quyết số 03-NQ/TW ngày 16/7/1998 của Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII về xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc; Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa IX tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X tháng 4/2006, tại Mục VIII đã nêu “Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”; Nghị quyết số 33-NQ/TW ngày 09/6/2014 của Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 9 khóa XI về xây dựng và phát triển văn hóa, con người Việt Nam đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững đất nước... trong những năm qua ngành Lưu trữ đã và đang cố gắng làm tốt sứ mệnh “bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia” mà Đảng và Nhà nước giao phó, không ngừng nỗ lực đưa giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, góp phần phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh chính trị và chủ quyền đất nước.

Tại Luật Lưu trữ năm 2024 cũng đã xác định phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân; vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Để cụ thể mục tiêu này, Nhà nước sẽ có chính sách ưu tiên nguồn vốn đầu tư công và nguồn lực khác để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư; khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, những tài liệu có giá trị được phát huy bằng những hình thức khác nhau như: công bố; triển lãm giới thiệu tài liệu; biên soạn, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ; lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục; tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục, du lịch liên quan đến lưu trữ…

4. Về lưu trữ tư

Luật Lưu trữ năm 2024 xác định rõ phạm vi của lưu trữ tư, là để phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, gìn giữ, phát huy giá trị truyền thống của gia đình, dòng họ, cộng đồng và các giá trị khác của tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam. Đồng thời, Luật cũng quy định về chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt. Cụ thể:

- Chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư:

+ Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của xã hội về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.

+ Bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài liệu lưu trữ tư.

+ Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ tư để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho Nhà nước.

+ Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ tư phục vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.

+ Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.

+ Cung cấp dịch vụ thẩm định giá trị tài liệu lưu trữ tư và công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt; nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư.

+ Vinh danh, khen thưởng tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có thành tích, đóng góp cho lưu trữ.

- Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư: 

+ Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư.

+ Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ tư.

+ Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư.

+ Tổ chức lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.

+ Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo thỏa thuận.

+ Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư.

+ Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

- Tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư:

+ Tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước khi không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này.

+ Lưu trữ lịch sử tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước theo thẩm quyền, phạm vi quản lý tài liệu lưu trữ.

+ Lưu trữ lịch sử quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ tư được tặng cho theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

+ Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đã tặng cho tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã tặng cho Nhà nước; được vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

- Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt:

+ Tiêu chí xác định và trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện theo quy định tại Điều 38 và Điều 39 của Luật này.

+ Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng theo quy định tại Điều 22 của Luật này.

+ Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng tự bảo quản được Nhà nước hỗ trợ việc bảo quản và phát huy giá trị khi tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có yêu cầu. Nội dung hỗ trợ bao gồm:

• Phương tiện, trang thiết bị để bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ.
• Hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
• Phối hợp thực hiện các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

+ Việc ký gửi, tặng cho, mua bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện như sau:

• Khuyến khích tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt cho Nhà nước. Nhà nước mua tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thỏa thuận.
• Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi miễn phí tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận.

+ Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xảy ra sự kiện sau đây:

• Trao đổi, tặng cho, bán, để lại di sản thừa kế tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 4 Điều 52.
• Khi tài liệu lưu trữ bị mất, hỏng.

+ Việc mang tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt ra nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Không ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc.
• Được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này.

Các quy định nêu trên nhằm góp phần nâng cao nhận thức của xã hội về việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu tư để phục vụ lợi ích cộng đồng, lợi ích quốc gia. Theo đó, với mục tiêu phát triển lưu trữ tư, Nhà nước có chính sách để tôn trọng, bảo vệ, bảo đảm quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư và tạo hành lang pháp lý, điều kiện thuận lợi để đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động lưu trữ. Những quy định này vừa bảo đảm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tư, vừa bảo đảm quản lý nhà nước, hài hòa mối quan hệ giữa Nhà nước và tổ chức, cá nhân trong quản lý tài liệu lưu trữ tư.

5. Về hoạt động dịch vụ lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác; kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu; tư vấn nghiệp vụ lưu trữ. Và khẳng định các hoạt động dịch vụ lưu trữ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Điều 53); đồng thời, làm rõ phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ (bao gồm trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước; trách niệm của tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ). 

Đối với quy định về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định theo hướng mở rộng đối tượng được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Cụ thể:

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

- Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có quyền và nghĩa vụ sau đây:

+ Được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật.

+ Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan; tuân thủ đạo đức nghề nghiệp.

+ Không được cho người khác thuê, mượn, sử dụng Chứng chỉ hành nghề được cấp để hành nghề lưu trữ.

+ Xuất trình Chứng chỉ hành nghề và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

- Điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

+ Là công dân Việt Nam.

+ Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

+ Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức.

Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện: Là công dân Việt Nam; có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

- Người thuộc một trong các trường hợp sau đây không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

+ Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Đang chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc.

+ Đã bị kết án về một trong các tội liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước.

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

+ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất.

+ Thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong trường hợp sau đây:

+ Không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 56

+ Thuộc trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều 56.

Các quy định nêu trên nhằm bảo đảm các nguyên tắc an toàn, bảo mật tài liệu lưu trữ chứa thông tin quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia kinh doanh dịch vụ lưu trữ tiếp cận tài liệu lưu trữ; tránh nguy cơ mất tài liệu, mất dữ liệu, lộ lọt thông tin, dữ liệu không được sao lưu. Đồng thời, việc quy định về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nhằm bảo đảm yêu cầu về năng lực, thái độ của cá nhân khi tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ.

6. Về quy định “Ngày lưu trữ Việt Nam” 

Ngày 03/01/1946 là ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1-C/VP để chỉ đạo việc quản lý công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Nhà nước. Văn kiện này đã đặt nền tảng lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng và tổ chức công tác lưu trữ ở nước ta từ năm 1946 đến nay. Trên cơ sở ý nghĩa của Thông đạt số 1-C/VP và để khẳng định vai trò, tầm quan trọng của ngành lưu trữ, góp phần giáo dục truyền thống, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và toàn xã hội trong việc bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc..., ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1229/QĐ-TTg quy định ngày 03/01 hằng năm là ngày truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam, lấy tên là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. Trên cơ sở đó, Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định ngày 03/01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam nhằm khẳng định vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ghi nhận công lao, đóng góp của người làm lưu trữ.