THÔNG TIN PHỔ BIẾN GIÁO DỤC PHÁP LUẬT

Ngày 15/05/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (sau đây gọi tắt là Nghị định). Trong đó, Nghị định quy định chi tiết 12 điều (khoản 3 Điều 22, Điều 30, Điều 31, Điều 34, khoản 3 Điều 39, Điều 41, khoản 4 Điều 59, Điều 63, Điều 64, khoản 3 Điều 65, Điều 66 và Điều 68), quy định biện pháp để tổ chức thực hiện và hướng dẫn thi hành các nội dung tại 19 điều của Luật Công chứng (Điều 8, khoản 5 Điều 11, khoản 2 Điều 13, khoản 4 Điều 15, khoản 3 Điều 16, khoản 4 Điều 17, khoản 3 Điều 19, điểm b khoản 2 và khoản 6 Điều 20, khoản 1 và khoản 5 Điều 23, khoản 3 và khoản 4 Điều 24, khoản 4 Điều 25, khoản 4 Điều 26, khoản 3 Điều 29, điểm d khoản 2 Điều 46, khoản 1 Điều 50, khoản 3 Điều 51, khoản 4 Điều 52, khoản 3 Điều 61 và khoản 2 Điều 62). Một số nội dung cơ bản của Nghị định như sau:

1. Văn bản công chứng điện tử

Theo Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến được quy định tại Luật Công chứng, Nghị định này và quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định.

Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định.

Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch được công chứng điện tử thực hiện theo quy định. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

2. Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử

Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.

Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định.

3. Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử như sau:

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

4. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định.

Giao dịch công chứng điện tử trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có).

Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để thực hiện lưu trữ.

Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chúng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng (sau đây gọi là giá dịch vụ) và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Ngoài ra, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP cũng quy định về điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử; Nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng; Quy trình công chứng điện tử trực tuyến và Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên thực hiện công chứng điện tử trực tuyến.

Nghị định số 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025. Nghị định thay thế Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.